Anti-corruption routes and ethical guidelines
In Norwegian & English
Last updated: Sep 27, 2020
Antikorrupsjonsrutiner for Team Skadal
Forhåpentligvis vedtatt på årsmøte 8.oktober 2020
Nedenfor beskrives hva som menes med korrupsjon, hvilke rutiner Team Skadal har for å hindre korrupsjon og hva som skal gjøres når det er mistanke om eller påvist korrupsjon.
Hva er korrupsjon?
Transparency International sin definisjon av korrupsjon er: "Korrupsjon er misbruk av makt i betrodde stillinger for personlig gevinst". Det kan også være for egen virksomhets gevinst. Korrupsjon kan dreie seg om å gi verdier eller yte tjenester for å oppnå urettmessig fordeler, slik som spesiell behandling, særlig beskyttelse, ekstra service eller kortere ventetid.Korrupsjon dreier seg ikke utelukkende om penger. Å gi personer verv, tjenester eller andre ytelser kan i enkelte situasjoner også oppfattes som korrupsjon. Bestikkelser, smøring, underslag og utpressing er stikkord for hva som forbindes med korrupsjon, det samme gjelder urettmessig favorisering av en selv, slektninger eller venner. Korrupsjon kan både forekomme gjennom en aktiv handling eller ved å la være å gjøre noe. Både den som gir og den som mottar urettmessige materielle goder eller tjenester er korrupte. Antikorrupsjonsarbeidet i Team Skadal tar utgangspunkt i at når noen har makt, når gevinstene er store, og risikoen er liten for å bli avslørt, er muligheten for korrupsjon til stede.
Rutiner som gjelder i alle sammenhenger
Team Skadal har nulltoleranse for korrupsjon. Dette gjelder for egne ansatte og tillitsvalgte og andre virksomheter som Team Skadal forholder seg til i sitt arbeid.
Opplæring
Egne og partneres ansatte og tillitsvalgte skal ha god kjennskap til rutiner mot korrupsjon og gjennomgå nødvendig opplæring. Særlig oppmerksomhet skal rettes mot mindre bestikkelser i hverdagslige sammenhenger (f.eks. kunstige trafikkbøter, “ekstra” gebyrer). Minst én gang årlig skal det være gjennomgang av rutinene med de ansatte. Arbeidsgiver skal sørge for nødvendig opplæring for å forhindre korrupsjon. Et viktig mål med denne opplæringen er at ansatte skal vite at det er lav terskel for varsling av korrupsjon eller mistanke om det.
Gaver
Gaver kan kun gis og mottas når disse er av mindre økonomisk verdi. Gaver skal gis og mottas i full åpenhet, og de skal ikke medføre noen forpliktelse for mottakeren. Alle gaver som er mottatt, skal rapporteres til overordnet.
Når det er mistanke om korrupsjon
Følgende rutiner skal følges når en ansatt eller tillitsvalgt i Team Skadal får mistanke om korrupsjon hos en person i Team Skadal, i en internasjonal partnerorganisasjon eller i en annen virksomhet som Team Skadal forholder seg til i sitt arbeid: Avdelingsleder informeres umiddelbart, som igjen er ansvarlig for å informere og involvere generalsekretær. Det gjøres deretter en vurdering av om hvilke undersøkelser som må gjennomføres for å avkrefte eller bekrefte mistanken. Øverste leder til den mistenkte skal umiddelbart involveres. Dersom det er øverste leder mistanken retter seg mot, skal man vurdere å gå i direkte dialog med revisor eller kreve gjennomgang av en uavhengig revisor. Dersom det er mistanke om korrupsjon i en organisasjon, skal alle overføringer til denne settes på vent inntil mistanken er avkreftet.
Sanksjoner
Når korrupsjon blir avdekket, skal Team Skadal:
- Sørge for å få en skriftlig redegjørelse fra vedkommende person/organisasjon/virksomhet
- Sikre at konkrete nødvendige og tilstrekkelige tiltak identifiseres og gjennomføres
- Kreve at årsberetning skal kommentere forholdet
Avhengig av sakens alvor og natur kan det i tillegg være aktuelt å:
- Kreve tilbakebetaling av midler
- Avslutte samarbeidsforholdet
- Si opp/frata vedkommende verv (for ansatt/ tillitsvalgt i Team Skadal)- Politianmelde forholdet
Åpenhet og innsyn
Før og under forhandlinger om inngåelse av samarbeid redegjør Team Skadal for sin holdning til korrupsjon og hvordan dette er nedfelt i kontraktsdokumenter og rutiner. Deretter skal det være en løpende og aktiv dialog med partnere for å forhindre korrupsjon. Team Skadal skal etterspørre og eventuelt bidra til retningslinjer mot korrupsjon hos partner. Sammen med partner skal en skriftlig analyse gjennomføres av korrupsjonsnivået i landet og de viktigste risikoområdene skal identifiseres. Det skal klart framgå at det er positivt og en forutsetning for det langvarige samarbeidet å arbeide mot korrupsjon, og at man oppfordrer til og forventer at det varsles ved mistanke om eller mulighet til korrupsjon.Det skal alltid brukes skriftlig standardkontrakt i samarbeid med partnere. Denne inneholder nødvendige krav om tiltak mot korrupsjon gjennom et punkt om at de ikke skal begå handlinger som kan defineres som korrupsjon, samt rett til opphør av samarbeid ved korrupt adferd. Vår rett til å velge revisor dersom vi ser det nødvendig er et sentralt krav i denne sammenhengen. Det skal være åpenhet og innsyn i alle ledd i samarbeidet med partnerne. Alle dokumenter som angår prosjektets innhold og finansiering skal være åpent tilgjengelig for begge parter. Team Skadal skal også ha innsyn i årsrapporter og regnskap for hele partnerorganisasjonens virksomhet.Alle midler skal overføres til kontoer som står i partnerorganisasjonens navn. Unntaksvis og under særlige forhold kan overføringer skje til kontoer som partnerorganisasjonene disponerer i andre land. Slike unntak kan godkjennes der politiske forhold gjør direkte overføringer vanskelig, og når dette skjer i forståelse med donor.Prosjektleder skal sikre som en del av kontrollrutinen at prosjektdokumenter behandles på flere nivåer i partnerorganisasjonen. Avdelingsleder både i Team Skadal og partnerorganisasjonen skal ha fri tilgang til all relevant dokumentasjon om prosjektene. Prosjektleder skal også sikre at alle relevante dokumenter og rutiner er tilgjengelig for gjennomsyn ved anmeldt eller uanmeldt besøk til partnere. Revisor skal også være forberedt på slike besøk og forventes å være åpen og imøtekommende.
Kontroll
Team Skadal og Team Skadals partnere skal ha: - Detaljerte, nøyaktige, oversiktlige og tilgjengelige regnskapsrutiner- Sporbare utbetalinger- Ingen kontoer utenfor regnskapssystemet- Systematisk og oversiktlig oppfølging av kontraktsvilkår- Gode dokumentasjons- og arkivrutinerProsjektansvarlige i Team Skadal skal foreta grundig gjennomgang av partneres rapporter. Våre ansatte skal være opplært i og oppdatert på Mango’s Financial Management Health Check.Det skal være regelmessig gjennomgang av egne og partneres administrative rutiner og kontrollsystemer. Partnere skal ha et internt og uavhengig kontrollorgan for prosjekter. I mange tilfeller vil et slikt kontrollorgan være organisasjonens styre. Ansatte i prosjektet kan ikke selv utføre kontroll med prosjektet eller sitte i styret når slik kontroll gjennomføres. Kontrollorganet skal gjøres kjent med Team Skadals rutiner for varsling ved mistanke om korrupsjon. Prosjektene som Team Skadal støtter skal revideres av revisorer, og alle prosjekter der partner mottar mer enn NOK 100 000 skal revideres av offentlig godkjent revisor. I noen av våre prosjektland kan prosjektene ikke registreres offentlig, og det vil derfor ikke være mulig å bruke en offentlig godkjent revisor. I disse tilfellene velger partnerne en person med økonomikompetanse fra en annen sivil samfunnsorganisasjon til å gjøre revisjonen. Team Skadal skal ha regelmessige og relativt hyppige prosjektbesøk, for å gjøre det mulig å følge med på hva som skjer i prosjektene og om midlene er brukt til formålet.
ENGLISH
Anti-corruption routines for Team Skadal
Hopefully approved at Team Skadals annual meeting on October 8, 2020
Below is a description of what is meant by corruption, what routines Team Skadal has to prevent corruption and what should be done when corruption is suspected or proven.
What is corruption?
Transparency International's definition of corruption is: "Corruption is the abuse of power in positions of trust for personal gain". It can also be for the benefit of your own business. Corruption can be about providing value or providing services in order to obtain unfair benefits, such as special treatment, special protection, extra service or shorter waiting times.
Corruption is not just about money. Giving people positions, services or other benefits can in some situations also be perceived as corruption. Bribery, embezzlement, embezzlement and extortion are key words for what is associated with corruption, as is the wrongful favoritism of oneself, relatives or friends.
Corruption can occur both through active action or by not doing anything. Both the giver and the receiver receive unlawful material goods or services are corrupt.
The anti-corruption work in Team Skadal is based on the premise that when someone has power, when the gains are great, and the risk of being exposed is small, the possibility of corruption is present.
Routines that apply in all contexts
Team Skadal has zero tolerance for corruption. This applies to own employees and shop stewards and other companies that Team Skadal relates to in their work.
Training
Own and partners' employees and shop stewards must have good knowledge of anti-corruption routines and undergo the necessary training. Particular attention should be paid to minor bribes in everyday contexts (eg artificial traffic fines, "extra" fees). At least once a year, there will be a review of the routines with the employees. The employer must provide the necessary training to prevent corruption. An important goal of this training is for employees to know that there is a low threshold for reporting corruption or suspicion of it.
Gifts
Gifts can only be given and received when they are of lesser economic value. Gifts must be given and received in full transparency, and they must not entail any obligation for the recipient. All gifts received must be reported to the supervisor.
When corruption is suspected
The following routines must be followed when an employee or shop steward in Team Skadal suspects corruption in a person in Team Skadal, in an international partner organization or in another company that Team Skadal relates to in their work: The department head is informed immediately, who in turn is responsible to inform and involve the Secretary-General. An assessment is then made of which investigations must be carried out to disprove or confirm the suspicion. The top manager of the suspect must be involved immediately. If it is the top manager the suspicion is directed at, one should consider entering into a direct dialogue with the auditor or demand review from an independent auditor. If there is a suspicion of corruption in an organization, all transfers to it must be put on hold until the suspicion is dispelled.
Sanctions
When corruption is discovered, Team Skadal will:
- Ensure that you receive a written statement from the person / organization / company in question
- Ensure that specific necessary and sufficient measures are identified and implemented
Require the annual report to comment on the matter
Depending on the seriousness and nature of the case, it may also be relevant to:
Demand repayment of funds
- End the cooperation relationship
- Terminate / resign from the position in question (for employee / shop steward in Team Skadal)
- Report the matter to the police
Openness and transparency
Before and during negotiations on entering into cooperation, Team Skadal explains its attitude to corruption and how this is enshrined in contract documents and routines. Then there should be an ongoing and active dialogue with partners to prevent corruption. Team Skadal shall request and possibly contribute to guidelines against corruption at the partner. Together with the partner, a written analysis of the level of corruption in the country shall be carried out and the most important risk areas shall be identified. It must be clear that it is positive and a prerequisite for the long-term cooperation to work against corruption, and that one encourages and expects that it is notified in case of suspicion or possibility of corruption.
A written standard contract must always be used in collaboration with partners. This contains necessary requirements for measures against corruption through a clause stating that they shall not commit acts that can be defined as corruption, as well as the right to terminate cooperation in the event of corrupt behavior. Our right to choose an auditor if we deem it necessary is a key requirement in this context.
There shall be openness and transparency in all stages of the collaboration with the partners. All documents concerning the project's content and financing must be openly available to both parties. Team Skadal shall also have access to annual reports and accounts for the entire partner organization's activities.
All funds must be transferred to accounts in the name of the partner organization. Exceptionally and under special circumstances, transfers can take place to accounts that the partner organizations have at their disposal in other countries. Such exceptions can be approved where political circumstances make direct transfers difficult, and when this is done in agreement with the donor.
The project manager must ensure as part of the control routine that project documents are processed at several levels in the partner organization. The department head in both Team Skadal and the partner organization shall have free access to all relevant documentation about the projects. The project manager must also ensure that all relevant documents and routines are available for review during notified or unannounced visits to partners. The auditor must also be prepared for such visits and is expected to be open and attentive.
Control
Team Skadal and Team Skadal's partners must have:
- Detailed, accurate, clear and accessible accounting procedures
- Traceable payments
- No accounts outside the accounting system
- Systematic and clear follow-up of contract terms
- Good documentation and archive routines
Project managers in Team Skadal shall thoroughly review the partners' reports. Our employees must be trained in and updated on Mango's Financial Management Health Check.
There shall be a regular review of own and partners' administrative routines and control systems. Partners shall have an internal and independent control body for projects. In many cases, such a control body will be the board of the organization. Employees in the project cannot carry out control of the project themselves or sit on the board when such control is carried out. The control body shall be made aware of Team Skadal's routines for notification in case of suspicion of corruption.
The projects that Team Skadal supports must be audited by auditors, and all projects where the partner receives more than NOK 100,000 must be audited by a publicly approved auditor. In some of our project countries, the projects cannot be registered publicly, and it will therefore not be possible to use a publicly approved auditor. In these cases, the partners select a person with financial expertise from another civil society organization to do the audit.
Team Skadal will have regular and relatively frequent project visits, to make it possible to follow what is happening in the projects and whether the funds have been used for the purpose.
Etiske retningslinjer for Team Skadal
Forhåpentligvis vedtatt av landsstyret, 08.10.2020
Team Skadal er en demokratisk, partipolitisk nøytral medlemsorganisasjon. Politikken utformes uavhengig av økonomiske interesser, staten og andre. Vi skal arbeide for god representasjon i kjønn, geografi og bakgrunn i organisasjonen, og være en trygg arena for alle våre medlemmer.
Team Skadal etiske retningslinjer gjelder for ansatte og andre som opptrer i en situasjon hvor man må regne med å bli betraktet som representant for organisasjonen. Retningslinjene skal bidra til trygghet i hverdagen som aktiv, tillitsvalgt og ansatt i Team Skadal. Retningslinjene skal motvirke maktmisbruk av alle typer. Vedtektene gir hjemmel for sanksjoner ved overtredelse. De fritar deg ikke fra en selvstendig plikt til å utøve godt skjønn, forsiktighet og omtanke i ditt arbeid for Team Skadal.
Organisasjonens ledelse (generalsekretær og sentralstyre) skal sørge for at ansatte har signert de etiske retningslinjene. Hvis noe er uklart, skal du søke råd hos nærmeste leder eller HR.
1. Du skal behandle andre med respekt uavhengig av sosial status, etnisk eller kulturell bakgrunn, hudfarge, religion, kjønn, seksuell legning, alder, samlivsform, statsborgerskap, politisk tilhørighet og funksjonsevne. Dette er særlig viktig om du kommer med kritikk eller motforestillinger.
2. Du skal være bevisst på maktforhold som følge av kjønn, alder og tidligere eller nåværende posisjoner i organisasjonen, eller som donor og støttespiller i relasjon til partnere i utlandet.
3. Du skal ikke utnytte eller krenke andre seksuelt. Samtykke fra den annen part fritar deg ikke for ansvar. Ref likestillings og diskrimineringslovens §13, tredje ledd.
4. Team Skadal skal være en trygg arena for medlemmer. Alle ledere og ansatte har et ansvar for å forebygge grenseoverskridende seksuelle handlinger, og for å sørge for trygge omgivelser for de involverte ved akutte saker, inkludert oppfølging fra politi, legevakt og/eller voldtektsmottak der det er nødvendig.
5. Team Skadal har nulltoleranse for trakasserende atferd. Ved mistanke om eller kjennskap til atferd som oppleves som trakasserende, seksuelt eller på andre måter, skal etisk utvalg varsles. Utvalget skal møte de involverte med konfidensialitet, respekt og varsomhet, i henhold til retningslinjene for håndtering av varslingssaker.
6. Du har taushetsplikt om forretningshemmeligheter og andre sensitive forhold (om medlemmer, ansatte, leverandører eller organisasjonen) som du blir kjent med gjennom arbeidet ditt i Team Skadal. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet tjeneste.
7. Du skal opptre lojalt overfor Team Skadal prinsipprogram og vedtekter. Samtidig har alle en grunnleggende rett til å ytre seg kritisk i tråd med ytringsfriheten og retten til å kunne varsle om kritikkverdige forhold. Kritikk bør fremføres internt i organisasjonen før andre eventuelt involveres.
8. Du skal være åpen om nære relasjoner til andre personer og andre forhold som kan gjøre deg inhabil i beslutninger og forvaltning av ressurser. Ingen skal delta i behandlingen av eller søke å påvirke saker, når det kan være grunn til å reise tvil om vedkommende sin habilitet.
9. Du har alltid en selvstendig plikt til å vurdere egen habilitet. Dersom du anser deg inhabil i en sak, skal du opplyse om dette og avstå fra videre befatning med saken dersom styret på det aktuelle nivået støtter din vurdering.
10. Du skal aldri bidra til at bestikkelser mottas eller gis, eller opptre slik at andre kan oppfatte det slik. Gaver kan kun gis og mottas når disse er av mindre økonomisk verdi. Gaver skal gis og mottas i full åpenhet, og de skal ikke medføre noen forpliktelse for mottakeren. Alle gaver som er mottatt, skal rapporteres til nærmeste leder.
Om du opplever eller får kjennskap til brudd på disse retningslinjene, skal etisk utvalg varsles. Ingen som får tips eller betroelser om slike forhold skal sette i gang etterforskning på egenhånd. Utvalget skal behandle varsler konfidensielt, i henhold til retningslinjene for håndtering av varsler.
Om du får kjennskap til eller mistanke om at det er begått brudd på straffeloven i tilknytning til Team Skadals virksomhet, plikter du å vurdere politianmeldelse eller å råde fornærmede om å anmelde forholdet. Om Team Skadal er den fornærmede, tar styret på det aktuelle nivået stilling til om de anmelder forholdet. Ved mistanke om brudd på straffeloven som involverer personer under 18 år, skal foresatte alltid varsles.
Ethical guidelines for Team Skadal
Adopted by the national board, 07.03.2020
Team Skadal is a democratic, party-politically neutral organization. Our policy is formulated independently of economic interests, the state and others. We will work for good representation of members of diverse gender, geography and background in the organization, and be a safe arena for all our members.
Team Skadal's ethical guidelines apply to employees and others who act in a situation where one must expect to be considered a representative of the organization. The guidelines shall contribute to security in everyday life as an active volunteer or employee of Team Skadal. The guidelines shall counteract abuse of power of all types.
The ethical guidelines provide a basis for sanctions in the event of a violation. They do not release you from an independent duty to exercise good judgment, caution and consideration in your work for Team Skadal.
The organization's management (secretary general and central board) shall ensure that employees have signed the ethical guidelines. If anything is unclear, seek advice from your immediate supervisor or HR.
1. You must treat others with respect regardless of social status, ethnic or cultural background, skin color, religion, gender, sexual orientation, age, citizenship, political affiliation and functional ability.
2. You must be aware of power relations as a result of gender, age and previous or current positions in the organization.
3. You must not sexually exploit or offend others. Consent from the other party does not release you from liability. Ref Gender Equality and Discrimination Act in Norges Lover §13, third paragraph.
4. Team Skadal should be a safe arena for members. All employees and volunteers have a responsibility to prevent cross-border sexual acts, and to provide a safe environment for those involved in acute cases, including follow-up from the police, emergency services and / or rape clinics where necessary.
5. Team Skadal has zero tolerance for harassing behavior. In case of suspicion or knowledge of behavior that is perceived as harassing or sexual or in other ways, HR must be notified. HR shall meet those involved with confidentiality, respect and caution, in accordance with the guidelines for handling notification cases.
6. You have a duty of confidentiality regarding organisational secrets and other sensitive matters (about members, employees, suppliers or the organization) that you become acquainted with through your work in Team Skadal. The duty of confidentiality also applies after the end of service.
7. You must act loyally to the Team Skadal program of principles and ethical guidelines. At the same time, everyone has a fundamental right to express themselves critically in line with freedom of expression and the right to be able to report matters worthy of criticism. Criticism should be expressed internally in the organization before others are involved.
8. You should be open about close relationships with other people and other matters that may make you incompetent in decisions and resource management. No one shall participate in the processing of or seek to influence cases, when there may be reason to doubt the person's competence.
9. You always have an independent duty to assess your own impartiality. If you consider yourself incompetent in a case, you must state this and refrain from further dealing with the case if the board at the relevant level supports your assessment.
10. You should never contribute to the receipt or giving of bribes, or act in such a way that others may perceive it as such. Gifts can only be given and received when they are of lesser economic value. Gifts must be given and received in full transparency, and they must not entail any obligation for the recipient. All gifts received must be reported to the immediate supervisor.
If you experience or become aware of a breach of these guidelines, the ethics committee/HR must be notified. No one who receives tips or trusts about such matters should initiate an investigation on their own. The committee shall treat notifications confidentially, in accordance with the guidelines for handling notifications.
If you become aware of or suspect that a violation of Norwegian laws have been committed in connection with Team Skadal´s activities, you are obliged to consider reporting to the police or to advise offended parties to report the matter. In the event of suspicion of a violation of Norwegial laws or the ethical guidelines involving persons under the age of 18, guardians must always be notified.